サロンや整体院、整骨院では、今も紙のカルテを使っているお店がたくさんあります。紙のカルテは手軽な一方で、「探すのに時間がかかる」「過去の施術内容をさかのぼれない」「保管場所がいっぱい」といった悩みも出てきます。
この記事では、紙カルテを電子化する方法を3つ紹介し、それぞれの手間と費用、電子化すると何ができるようになるか、進めるときの注意点を解説します。
紙カルテの困りごと
- 探すのに時間がかかる：来店のたびに棚からカルテを探す。
- 情報が活かせない：「最近来ていないお客さま」「〇〇の施術を受けた方」を探せない。
- 引き継ぎが難しい：スタッフによって書き方が違い、読みにくい。
- 保管と管理：保管場所が足りない、紛失や盗難のリスクがある。
紙カルテを電子化する3つの方法
| 方法 | 手間 | 向いているお店 |
|---|---|---|
| スキャンして画像で保存する | 少ない | まずは紙の保管をなくしたい |
| 電子カルテ・顧客管理システムに入力し直す | 多い（過去分の入力が大変） | これからの記録をしっかり管理したい |
| AIで紙カルテを読み取ってデータにする | 中程度（確認作業が必要） | 過去の記録も検索・活用したい |
1. スキャンして画像で保存
いちばん手軽な方法です。紙の保管場所はなくなりますが、画像なので「〇〇の施術を受けた方」のような検索はできません。
2. 電子カルテ・顧客管理システムに入力
美容サロンや治療院向けの電子カルテ・顧客管理システムを導入し、これからの記録はシステムに入力します。過去の紙カルテをすべて入力し直すのは大変なので、よく来るお客さまの分だけ移す、という方法もあります。
3. AIで紙カルテを読み取る
手書きの紙カルテをスマートフォンで撮影し、AIが文字を読み取って、名前・来店日・施術内容・メモなどの項目に分けてデータにします。過去の記録も検索できる形になり、入力し直す手間も大きく減らせます。読み取りに自信がない部分だけを人が確認します。
電子化するとできるようになること
- すぐに探せる：名前や電話番号で、過去の記録をすぐに開ける。
- 来店間隔が空いた方に気づける：最終来店日から、声をかけるべきお客さまを一覧にできる（来なくなったお客さまを呼び戻す方法）。
- 誕生日や節目のお祝いができる：誕生月や来店回数をもとに、特典を送れる（店舗の誕生日特典の作り方）。
- スタッフ間の引き継ぎがスムーズに：誰が担当しても、前回の内容をすぐに確認できる。
進めるときの注意点
- 個人情報の扱い：カルテには健康状態など、配慮が必要な情報が含まれます。保存先のセキュリティ、アクセスできるスタッフの範囲を決めましょう。
- 原本の扱い：電子化したあとの紙カルテをどうするか（一定期間保管するか、処分するか）を決めておきます。医療機関や施術所では、記録の保存に関する決まりがある場合もあるので確認しましょう。
- 一度に全部やらない：まずはよく来るお客さまの分から始め、少しずつ進めます。
顧客管理の方法全体は小さなお店の顧客管理の方法で解説しています。
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紙カルテをスマホで撮るだけで、データにする仕組みをお作りします。
合同会社SAiでは、紙カルテをAIで読み取って電子カルテにする仕組みや、美容サロン向けの電子カルテシステムを開発しています。今のやり方に合わせて、必要な部分から始められます。
よくある質問
Q. 手書きの汚い字でも読み取れますか？
AIの読み取りは、くせのある手書き文字にもある程度対応できますが、字の状態によって精度は変わります。読み取りに自信がない部分を人が確認する流れにしておくと安心です。
Q. 電子カルテにすると、お客さまの前でパソコンを操作することになりませんか？
タブレットやスマートフォンで記録できるものを選べば、カウンセリングの雰囲気を大きく変えずに使えます。施術後にまとめて記録する、という運用もできます。
まとめ
紙カルテの電子化は、スキャンで保管をなくす、システムに入力し直す、AIで読み取ってデータにするの3つの方法があります。過去の記録も活かしたいなら、AIで読み取る方法が手間と効果のバランスがよい選択です。電子化した記録は、来店間隔の管理や誕生日特典など、リピートの仕組みにも活かせます。
