美容室では、お客さまごとの施術内容や薬剤の配合、髪の状態、好みのスタイルなど、たくさんの情報を記録しています。紙のカルテからの切り替えや、今使っているカルテが使いにくいという理由で、電子カルテを検討する美容室が増えています。
この記事では、美容室向けの電子カルテでできること、選ぶときのポイント、導入の進め方を解説します。
美容室の電子カルテでできること
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 施術履歴の記録 | カット、カラー、パーマ、トリートメントなどの内容と日付を記録する |
| 薬剤・配合の記録 | カラー剤の配合、パーマ液の種類、放置時間などを残す |
| 写真の保存 | 仕上がりのスタイルや、施術前の髪の状態を写真で残す |
| お客さまの情報 | 好み、苦手なこと、会話の内容、アレルギーなどのメモ |
| 来店間隔の管理 | 最終来店日から、そろそろ来店時期のお客さまを一覧にする |
| 予約・会計との連携 | 予約システムやレジとつなげて、来店と売上を記録する |
電子カルテを選ぶ5つのポイント
1. 施術中・施術後にすぐ記録できるか
忙しいサロンワークの合間に、スマートフォンやタブレットで手早く記録できることが大切です。入力に時間がかかると、結局記録しなくなってしまいます。
2. 薬剤の配合を記録しやすいか
美容室ならではの、カラー剤の配合やパーマの薬剤を記録しやすい作りになっているかを確認しましょう。前回と同じ色を再現できることは、お客さまの満足に直結します。
3. スタッフ全員で共有できるか
担当者が休みの日でも、ほかのスタッフが前回の内容を確認できることが大切です。スタッフごとに見られる範囲を設定できるかも確認しましょう。
4. 今使っている予約システムやレジとつながるか
予約やレジと別々に入力していると、手間が二重になります。連携できるか、データを取り込めるかを確認しましょう。
5. 紙のカルテを移行できるか
過去の紙カルテの情報をどう移すかも大切です。すべて手入力し直すのは大変なので、よく来るお客さまの分だけ移す、紙カルテをAIで読み取ってデータにする、といった方法もあります。詳しくは紙カルテを電子化する方法をご覧ください。
電子カルテをリピートにつなげる
電子カルテは、記録するだけでなく、お客さまに通い続けていただくためにも活かせます。
- 前回のスタイルや会話を確認してから接客し、「覚えていてくれた」と感じていただく
- 来店時期が過ぎたお客さまに、LINEで一声かける（来なくなったお客さまを呼び戻す方法）
- 誕生月のお客さまに、特典やメッセージを送る（店舗の誕生日特典の作り方）
導入の進め方
- 今の記録の困りごとを洗い出す：探すのに時間がかかる、配合が分からない、など。
- 無料のお試しで比べる：2〜3の候補を、実際のサロンワークで試してみます。
- 新規のお客さまから始める：既存のお客さまは、来店のたびに少しずつ移していきます。
- 記録のルールを決める：何を、いつ、誰が記録するかをスタッフで共有します。
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よくある質問
Q. 小さな美容室でも電子カルテは必要ですか？
スタッフが1〜2人でも、お客さまの数が増えると、紙のカルテを探す時間や、配合を思い出す手間が積み重なります。スマートフォンで使える手軽なものから始めてみるのがおすすめです。
Q. お客さまの写真を保存しても大丈夫ですか？
写真を撮る目的（次回の施術の参考にするためなど）をお伝えし、同意をいただいてから保存しましょう。SNSなどに載せる場合は、改めて許可をいただく必要があります。
まとめ
美容室の電子カルテは、すぐに記録できるか、薬剤の配合を残しやすいか、スタッフで共有できるか、予約やレジとつながるか、紙カルテを移せるかの5つで選びましょう。記録をリピートの仕組みに活かすことで、電子カルテは手間ではなく、売上を支える道具になります。
